会议纪要写不好，通常不是文笔问题，而是会后没人愿意从四十分钟的对话里把”谁在什么时候做什么”抠出来。模型适合做这件苦力活，但它有一个危险的习惯：信息不够时，会补出听起来很合理的负责人和日期。纪要一旦带上编出来的截止日期，比没有纪要更糟。
下面这套模板配合 提示词的五个要素 来用。要素不变，这里只把它们收成会议这一个场景。
先把输入准备成模型能核对的样子
不要把原始录音当成唯一输入。按这个顺序准备材料：
- 转写文本，尽量带发言人。没有发言人时，至少按时间分段。
- 会议目的，一句话。例如”决定要不要在本迭代做导出功能”。
- 已知参会人名单。模型只能从这份名单里点名，不能发明新同事。
- 会前材料里的专有名词：产品名、项目代号、客户简称。避免模型把内部黑话”纠正”成别的词。
转写质量差，纪要就不可用。噪音大、多人同时说话时，先人工标出听不清的段落，并在提示词里写明”听不清的地方保留原标记，不要补全”。
可直接替换变量的模板
把花括号里的内容换成这场会的材料。不要删掉”不允许猜测”那一段，它是这套模板和普通”帮我总结”之间的差别。
你是会议记录员。只根据我提供的转写和名单写纪要，不要使用外部知识补充事实。
会议目的：{一句话}
参会人名单：{只允许使用这些名字}
转写：
{转写全文}
输出要求：
1. 用简体中文。
2. 分成四节：背景、已做决定、待办、未决问题。
3. 每条决定和待办都必须引用转写中的原句，格式为「原句：……」。对不上原句的内容，放进「模型推测」，不得写入决定或待办。
4. 待办只包含名单里的人。转写没说负责人，就写"负责人：未指定"，不要挑选一个看起来合适的人。
5. 只有转写里明确说出的日期才能写入截止日期，否则写"截止日期：未说明"。
6. 听不清或互相矛盾的地方，原样放进未决问题，不要调和成一个折中结论。这段提示词故意很严。宽松的写法会得到一篇通顺的纪要，但你无法在五分钟内判断哪些句子是编的。
输出长什么样才算能用
让模型按固定的四节输出，方便你扫读，也方便以后贴进文档或待办工具。
| 章节 | 应包含 | 不应包含 |
|---|---|---|
| 背景 | 会议目的、时间范围、讨论了哪几件事 | 模型对业务的评价和建议 |
| 已做决定 | 原话里已经拍板的事，每条带原句 | “大家基本同意”这种没人说过的概括 |
| 待办 | 动作、负责人、截止日期、原句 | 名单外的人、模型推算的日期 |
| 未决问题 | 争议、缺信息、听不清 | 模型替你做的推荐方案 |
“模型推测”如果出现，只作为附录给主持人看，不发给全体参会人。正式纪要以四节为准。
待办要写成可以勾选的句子：“在周五前给客户一版导出字段清单”，而不是”后续跟进导出”。写不出动词和对象，就说明转写里本来就没有这个任务，不要硬凑。
主持人用三分钟核对，而不是重写
模型起草，人只做核对。核对时按这个顺序，避免又写成一篇新的：
- 点名：待办里的每个人是否都在参会名单上，是否在原句里被提到。
- 日期：凡是”下周五、尽快、月底”，要么改成具体日期，要么保持”未说明”。不要在这一步替大家发明日期，除非你就是能拍板的人，并且愿意把这句改成你的决定。
- 矛盾：两个人说法相反时，纪要应保留分歧，而不是写成一个折中。折中是新的决定，必须由人做出。
- 发送范围：正式四节发给参会人；推测和听不清的备注留给主持人。
核对不过的处理也很简单：把错的那几条连同原句发回模型，要求只重写这几条，不要整篇重来。整篇重来会把已经核对过的句子也改掉。
不同会议只用改变量，不改规则
周例会、客户会、方案评审，差别在材料，不在规则。“不许编负责人、不许编日期、每条带原句”这三条对所有会议都成立。变的是：
- 周例会额外要求按项目分组。
- 客户会额外要求把”我们对客户的承诺”单独成节，因为这种句子的发送风险更高。
- 评审会额外要求列出”被拒绝的方案”，避免下次又把同一个方案拿出来讨论。
把这三个变体存在团队的提示词库里，命名用场景，不用模型名字。模型会换，会议类型不会。库的维护方法见 提示词模板方法。
如果公司规定录音和转写不能上传到外部模型，这套模板仍然适用，只是要换到公司允许的环境里跑。模板本身不绑定任何一家产品。
怎样判断这套模板失效了
连续两场会议出现下面任一情况，就改模板，而不是怪记录的人：
- 正式待办里出现了名单之外的人。
- 截止日期在转写里找不到原话。
- 参会人回复”我没说过这句话”，而且原句确实对不上。
改的时候一次只加一条约束。例如发现它总是把”再看看”写成决定，就加一句：“出现’再看看、回头说、有空再议’时，放进未决问题，不要放进已做决定。“加太多新规则，你就不知道是哪一条起了作用。
常见问题
可以直接把录音文件交给模型吗？
先转写。转写文本能按原句核对，录音文件则很难引用到某一句。转写要尽量保留发言人，否则待办无法落到具体的人。
纪要里的日期能自动写进日历吗？
只有原话里说清的日期可以。模型补上的日期必须标成未确认。主持人改完之后，再由人创建日历或待办，不要让模型直接写进大家的日历。
每次开会都要新写一段提示词吗？
不用。规则保持不变，只替换会议目的、名单和转写。周例会、客户会、评审会最多三个变体。
怎么发现它在编造？
每条决定和待办都要带转写原句。对不上的放进”模型推测”。抽查时只要有三条对不上，就整份退回，只重写有问题的条目。